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Area Business » Regolamento

Regolamento per l'accesso e l'utilizzo dei servizi presenti nel portale Souther.it.

Accesso al portale web

Rappresenta il punto d'ingresso, la Home Page del portale e, pertanto, è accessibile da tutti gli utenti del web. Questa sezione vuol essere un centro di informazione e mette a disposizione di tutti diverse notizie divise per categorie.

Inoltre, è possibile ricavare qualsiasi informazione relativa all'attività di Souther. Per accedere alle altre sezioni del portale è necessario superare una fase di registrazione.

Definizione degli utenti

Souther suddivide gli utenti iscritti al portale in quattro categorie:

  • Grandi aziende
  • Piccole e Medie Imprese
  • Start Up

La suddivisione avviene in base a diversi fattori:

  • Fatturato
  • Numero dipendenti
  • Anni di attività

1.1 Grande azienda

La grande azienda deve rispettare uno dei seguenti parametri:

  • Fatturato annuo maggiore o uguale a 50 Mln di Euro
  • Numero dipendenti maggiore o uguale a 250

1.2 Piccola e Media Impresa

La piccola e media impresa deve rispettare i seguenti parametri:

  • Fatturato annuo minore di 50 Mln di Euro
  • Numero dipendenti minore di a 250

1.3 Start Up

Tutte le imprese con meno di 24 mesi di attività, ricadono in questa categoria.

Accesso ai servizi

Per accedere ai servizi del portale e alla piattaforma eProcurement bisogna essere in possesso di Username e Password per l'autenticazione nel sistema.

Username e Password sono univoci e vengono forniti automaticamente dal sistema dopo aver completato con successo la fase di iscrizione.

1.4 Iscrizione al portale

Per l'iscrizione al portale è necessario seguire il link di registrazione presente nella Home Page di Souther. Dopo aver determinato la categoria aziendale di appartenenza, per terminare con successo l'iscrizione, sarà necessario:

  • compilare il modulo di iscrizione;
  • accettare le condizioni generali del portale Souther;
  • accettare l'informativa sulla privacy;
  • accettare il medesimo regolamento del portale Souther;
  • accettare le condizioni economiche riportate nel tariffario del portale Souther.

La richiesta di iscrizione sarà inoltrata a Souther che deciderà di accettarla oppure rigettarla inviando email di conferma.

Souther si riserva la possibilità di modificare le informazioni inserite all’interno del proprio profilo da ogni azienda (logo, descrizione, categorie merceologiche, ecc…), qualora queste non risultino veritiere oppure contrastino con gli obiettivi informativi delle stesse.

Il cliente può decidere se corrispondere il canone in anticipo (per mezzo di assegno o bonifico bancario) oppure pagare a mezzo RID (con pagamento a 30, 60 e 90 giorni).

Se il cliente opta per il pagamento in anticipo, il canone dovrà essere corrisposto immediatamente dopo la compilazione e l’inoltro del modulo di iscrizione e la ricezione della relativa fattura, avendo cura di inviare copia dell’avvenuto pagamento via email all’indirizzo info@souther.it; ciò renderà più celere il completamento della procedura di attivazione. Con l’invio delle credenziali l’operazione di iscrizione si intenderà terminata.

1.5 Durata iscrizione

La durata dell'iscrizione ha la valenza di 12 mesi (un anno solare) a decorrere dall'ultimo giorno del mese di iscrizione o, in alternativa, quella indicata ed accettata sul contratto. Ad esempio, se una azienda si attivasse in data 16/04/2011, la sua iscrizione scadrebbe in data 30/04/2012. In caso di contratto annuale, in data 30/04/2013 in caso di contratto biennale e così via.

1.6 Tariffa

La tariffa può essere differente in base alla categoria aziendale e può variare in base alle promozioni che Souther propone periodicamente. Per visualizzare le tariffe si può far riferimento alla sezione Tariffario presente nel portale. Ciò che si indica genericamente per tariffa è l’insieme di diverse voci, per l’esattezza:

  • i costi di attivazione dell’account che comprendono tutte le operazioni effettuate da Souther in remoto atte a mettere il cliente nelle condizioni di utilizzare al meglio tutte le funzionalità acquistate con l’adesione;
  • i costi relativi ad eventuali visite di personale Souther nel caso in cui siano contrattualmente previste;
  • i costi di pubblicazione della newsletter e/o di articoli redazionali;
  • il canone annuo di adesione a Souther.
Nel caso di rinnovo anche tacito del contratto o di sottoscrizione per più anni i costi di attivazione verranno addebitati solo in fase iniziale. In ogni caso il dettaglio dei costi che costituiscono la Tariffa sarà evidenziato in fattura.

1.7 Commissioni Transazioni eProcurement

Le commissioni del portale vengono applicate per ciascuna transazione eProcurement, alle aziende fornitrici. Per visualizzare le commissioni si può far riferimento alla sezione Tariffario presente nel portale.

Area aziende

1.8 Sezione I Miei Acquisti

Sezione dedicata all'organizzazione delle attività per la gestione degli acquisti, dalla creazione e all'assegnazione di una RdO (Richiesta di Offerta).

1.8.1 RdO attive

Presenta la lista di tutte le RdO attive. Per RdO attive si intende tutte le RdO non ancora terminate e non ancora assegnate.

1.8.2 RdO da Assegnare

Presenta la lista di tutte le RdO da assegnare. Per RdO da assegnare si intende tutte le RdO terminate e non ancora assegnate ad un fornitore. In caso di procedura QCD, l'assegnazione della RdO può concludersi in quattro differenti modi:

  • l'utente, in base al report fornito da Souther, sceglie il fornitore a cui affidare la RdO;
  • l'utente avvia una negoziazione interna, dopo la quale si impegna a comunicare a Souther l'esito finale e l'ammontare dell'ordine;
  • l'utente affida a Souther l'intero step di negoziazione;
  • l'utente decide di non procedere all'acquisto, anche in questo caso deve darne comunicazione a Souther che a sua volta notifica ai fornitori che la RdO non avrà esito.

1.8.3 Storico RdO

Presenta la lista di tutte le RdO avviate.

1.8.4 Statistiche

Presenta le statistiche sugli acquisti. I parametri presi in considerazione sono:

  • RdO create;
  • fornitori coinvolti;
  • volume acquisti;
  • risparmio stimato.

1.8.5 Nuova RdO

In questa sotto sezione si avvia la procedura per la creazione di una nuova Richiesta di Ordine composta da 5 passi che descriviamo in seguito.

1.8.5.1 Tipo di Procedura

n questa sezione si sceglie il tipo di procedura che il processo di acquisto deve seguire. Le procedure gestite nel portale sono QCD (Quality – Cost – Delivery & Payment) e AOL (Asta On Line).

Nella procedura QCD l'utente deve definire i pesi dei parametri Qualità, Prezzo, Consegna e Pagamento con i quali saranno valutate le offerte dei fornitori. Oltre ai parametri QCD, l'utente ha la possibilità di privilegiare i fornitori che svolgono le loro attività nel territorio. Seguendo il link Vuoi premiare il territorio? sarà possibile impostare un punteggio per ogni attività esercitata nel territorio. Le attività che caratterizzeranno un fornitore sono:

  • Produzione
  • Distribuzione
  • Assistenza

Nel caso di Asta on line, invece, i parametri Qualità, Consegna e Pagamento vengono definiti a priori, in un capitolato tecnico. In questa fase si definiscono, invece:

  • la durata dell'asta
  • il tempo addizionale (Hammer Time) per le offerte oltre il tempo predefinito;
  • la percentuale o il prezzo di minimo ribasso.

I principi generali che regolano lo svolgimento del processo di acquisto, delle singole transazioni e la partecipazione alle stesse sono la parità di condizioni dei partecipanti, la trasparenza, la buona fede, la correttezza, la confidenzialità delle informazioni scambiate e il rispetto della legge.

E' obbligo dell'Utente (Acquirente) prima dell'inizio di ciascun offerta, prendere visione dei Dati disponibili nella sua Cartella Personale dell'Acquirente. L'inizio della procedura di eProcurement, in assenza di una preventiva specifica comunicazione dell'Utente che espressamente contesti o disconosca il contenuto della Cartella Personale dell'Acquirente, implica integrale ed incondizionata presa visione ed accettazione di tutti i Dati ivi disponibili.

L'adesione dei Fornitori all'invito dell'Acquirente a partecipare alla offerta e transazione avviene in forma implicita mediante l'emissione di una Offerta durante lo svolgimento della transazione e la partecipazione allo stesso implica integrale ed incondizionata presa visione ed accettazione sia dei Dati che delle eventuali Modifiche.

In caso di discordanza, le Offerte effettivamente emesse e inserite nella Piattaforma avranno prevalenza su quanto contenuto in file, allegati e altri documenti inviati o comunque resi disponibili da parte dei Fornitori per tutta la durata dell'Evento.

I Fornitori accettano che la Piattaforma non consenta loro di visualizzare l'identità degli altri fornitori durante lo svolgimento dell'Evento, qualora tale richiesta venga fatta dall'acquirente.

1.8.5.2 Oggetto

In questa sezione si da la possibilità di:

  • definire il nome della RdO. L'utente deve assegnare un titolo alla sua RdO in modo che sia facilmente riconoscibile e ricercabile.
  • Definire le categorie merceologiche. In base alla classificazione standard UNSPSC di prodotti e Servizi, l'utente sceglie le categorie di riferimento per la RdO. In base alle categorie selezionate, il sistema è in grado di segnalare la presenza o meno di potenziali fornitori.
  • Allegare documenti tecnici.
1.8.5.3 Riservatezza

In questa sezione si definisce il livello di riservatezza delle informazioni dell'acquirente e del fornitore. Per quanto riguarda l'acquirente si può decidere se rendere visibile o meno l'identità dello stesso. Per il fornitore, invece, ci sono diversi livelli di riservatezza (Totale, Media, Nulla, Personalizzata) applicabili in base al tipo di procedura selezionato.

1.8.5.4 Questionario

In questa sezione si definiscono i Requisiti di partecipazione e in caso di QCD si definiscono anche le Caratteristiche di qualità.

1.8.5.5 Dettagli

In questa sezione si definiscono altre informazioni relative alla RdO, tra cui la data di apertura della negoziazione, le date di scadenza, il budget previsto, ect.

1.9 Sezione Le Mie Vendite

Sezione dedicata all'organizzazione delle attività per la gestione delle vendite, dalla richiesta di partecipazione ad una Asta On Line. Questa sezione è esclusa per gli utenti "Easy Business".

1.9.1 RdO in Attesa

Presenta le RdO che sono in corso, alle quali è possibile richiedere la partecipazione in caso di AOL oppure inviare un'offerta nel caso di QCD.

1.9.2 RdO assegnate

Presenta le RdO che sono state assegnate al fornitore.

1.9.3 RdO terminate

Presenta le RdO scadute.

1.9.4 Statistiche

Presenta le statistiche sulle vendite. I parametri presi in considerazione sono:

  • Offerte inviate
  • Ordini ricevuti
  • Volume vendite

1.9.5 RdO Osservate

Presenta la lista delle RdO osservate dal fornitore.

1.9.6 RdO Attive

Presenta le RdO che sono in corso le cui categorie merceologiche coincidono con quelle del fornitore.

1.10 Sezione Tutte le RdO

In questa sezione si trovano tutte le RdO presenti sul portale Souther. Questa sezione è esclusa per gli utenti "Easy Business".

1.11 Sezione Aziende

In questa sezione si trovano tutte le Aziende presenti sul portale Souther.

1.12 Sezione Le mie Promozioni

In questa sezione si trovano tutte le promozioni pubblicate sul portale Souther. Da qui, si possono attivare tutte le operazioni per la gestione delle promozioni.

1.13 Sezione I miei Stock

In questa sezione si trovano tutte gli stock pubblicati sul portale Souther. Da qui, si possono attivare tutte le operazioni per la gestione degli stock. Per stock superiori a 2000 € sarà applicata una commissione del 3% per chi vende e una commissione del 3% per chi compra.

1.14 Albo Fornitori

In questa sezione viene gestito l’albo fornitori di una azienda. Da qui, si trovano tutte le operazioni per creare e modificare l’albo fornitori.

1.14.1 Come funziona

All’albo fornitori si possono aggiungere tutte le aziende desiderate; sia le aziende non registrate a Souther, sia le aziende già registrate sul portale.

Souther, dopo accordi commerciali, può prendere in carico l’importazione di diversi tipi di albo fornitore off line. Inoltre, Souther si riserva la decisione di applicare o meno le commissioni sugli acquisti per i fornitori inseriti nell’albo.

1.14.2 Riservatezza dei dati

L’albo fornitori è uno strumento privato, concepito come mezzo per semplificare la procedura d’acquisto, pertanto, è coperto da segreto e i dati inseriti nell’albo saranno visibili solo all’azienda proprietaria e non saranno, per nessun motivo, consultabili dall’esterno, da parte di altre aziende oppure altri tipi di utenti.

Sistema di pagamento: Easycredit

1.15.1 Ciascun iscritto Business a Souther riceverà un accredito sul proprio account di 2000 easycredit. L’opzione Full Business da’ diritto ad ulteriori 5000 easycredit.

1.15.2 L’acquirente che pubblica una richiesta di offerta, accetta o non accetta di pagare fino al 20% in easycredit.

1.15.3 Il fornitore che invia l’offerta può scegliere tra diverse opzioni : non accettare easycredit, oppure accettare il 5%, il 10% o il 20% dell’ammontare della fornitura.

1.15.4 Il report finale consegnato all’acquirente terrà conto della scelta del fornitore nell’attribuzione del punteggio.

1.15.5 Gli easycredit utilizzati come pagamento per una specifica transazione non verranno esposti in fattura di vendita ma considerati uno sconto. Se per esempio si deve acquistare una scrivania del valore di 1000 euro + IVA, si deve saldare al fornitore 800 euro + IVA e, contemporaneamente, Souther movimenterà 200 easycredit dall’account dell’acquirente a quello del fornitore. La relativa fattura di vendita verrà emessa con imponibile 800 euro.

1.15.6 Solo l’assegnazione della richiesta di offerta genera la movimentazione degli easycredit da un account all’altro .

1.15.7 Gli easycredit non possono essere ceduti, scambiati o utilizzati per transazioni non espressamente chiuse su Souther.

1.15.8 Souther è l’unico soggetto abilitato ad addebitare/accreditare easycredit.

1.15.9 Gli easycredit sono negoziabili solo all’interno della Community di Souther e non sono convertibili in denaro, nemmeno in caso di mancato rinnovo dell’adesione a Souther.

1.15.10 A parità di condizioni, un fornitore non può inviare più offerte con diversi livelli di accettazione di Easycredit. Ad esempio, se viene inviata un’offerta di 1000 euro, di cui il 10% in easycredit, non si può inviare un’altra identica offerta di 1000 euro con una diversa percentuale di easycredit accettata.

Modificabilità del regolamento

L'Acquirente ed i Venditori prendono atto ed accettano che Souther srl possa modificare, specificare ed integrare il Regolamento in ogni momento mediante pubblicazione di un avviso sui Siti o, a discrezione di Souther srl, tramite e-mail o fax inviati alle aziende iscritte.

Versione Documento: 2.5 Gennaio 2014

Cos'è Souther?

Souther è una società di servizi che, tramite il suo portale di eProcurement, si occupa di gestire gli acquisti delle aziende iscritte alla community.

Grandi Aziende

Grandi Aziende che hanno aderito al progetto.

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Piccole e Medie Imprese

PMI che hanno aderito al progetto Souther.

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